業務見える化の基本は情報共有!

業務見える化の基本は情報共有!情報共有の基本的な方法を解説!

情報共有という言葉は職場内で使われる機会は多いものの、上手に情報共有できているでしょうか?

社員同士で意思疎通ができているようで、意外に別の社員の情報は知らないですよね。

情報共有は、職場内のコミュニレーションを活性化させるだけでなく、業務の「見える化」にも繋がります。

現在、何かと注目されている「見える化」の基本は情報の共有なのです。

しかし、情報共有が重要だと認識していても、中には共有を嫌がる方がいるのは事実。

ということで今回は、業務の見える化の基本となる「情報共有」について詳しく解説いたします。

▶︎目次

1.業務の見える化の基本「情報共有」の方法とポイント

職場内の情報共有は、それぞれの社員が持っている情報の「見える化」に繋がり、問題発生時に迅速に対応できるなどのメリットがあります。

また、社内コミュニケーションが活性化することで、業務効率化や生産性の向上にも繋がっていくのです。

といったメリットはあるものの、情報共有に対して嫌悪感を抱く社員がいるのが現実。中には情報を独占したいと考える社員も存在します。

業務見える化の基本は情報共有!

情報共有のポイント

そこで、職場内で情報共有を成功させるために、以下の2つのポイントが挙げられます。

  • 仕組みやルールを決める
  • 情報共有の重要性を認識させる

情報共有を効率的に行うためには、どんな情報をどんな方法で共有するのかルールを決めるのが先決。

様々な書類を作成していく中で、一人一人が独自のスタイルで作成していけば共有しても意味がなく、必要な情報が欠けていて共有できない事態が発生します。

また、情報共有に対して認識がない、情報を独占したいと考えている社員が居れば情報共有が上手くいかないのは言うまでもありません。

そのため、社員一人一人に情報共有の重要性を認識してもらうのが重要。

職場の勉強会やミーティングなどで、全社員に情報共有の必要性を認識してもらうことがポイントになります。

情報共有の方法

では、実際にどのように情報共有を進めればいいのか?

通常、会議やミーティングの際に口頭で情報を共有する方法は日頃から行われます。

しかし、言った・言わない、聞いた・聞いていない、意思疎通の違いなどの問題が発生するケースがあります。

その他にも、日頃から書面を使う方法も一般的に利用されますが、こちらも書面の作成・配布などの手間が増えてしまいます。

「情報共有ツール」の利用がおすすめ!

そこで、職場の情報共有でおすするめの方法が「ツール」の利用。

情報共有は「情報共有ツール」の利用がおすすめ!

会社という組織の中での情報共有を効率的に行っていくには、情報共有に特化したツールの利用がベストな方法になります。

ツールと一言でいっても種類は様々。

  • グループウェア
  • 電子メール
  • SNS
  • 社内コミュニケーションツール

この中で、一般的に情報共有ツールとして使われているのが、グループウェアの「Wiki」

情報共有ツールとして、掲示板のように管理が可能。

そのWikiを利用するメリットは、職場の情報を体系的にまとめてブログ形式で公開できるので、円滑な情報共有が可能。さらに、コミュニケーションの活性化も実現できます。

また、社内コミュニケーションツールもWeb上で数多く配信され、多くの企業で利用されています。

社内コミュニケーションツールとは、ビジネスチャットやSNSと言われるツールです。

代表的なツールとして、

  • ChatWork(チャットワーク)
  • LINEWORKS(ラインワークス)
  • InCircle(インサークル)
  • Slack(スラック)

特に、ChatWork(チャットワーク)は既にお使いの職場は多いのではないでしょうか?

現在では約5万社以上の企業で導入をされ、国内のビジネスチャットツールではトップクラスのシェアと人気を誇っています。

タスク管理やライブ通話などの機能も充実しているのに使い方は簡単。パソコンに詳しくない人でも安心して利用できる特徴があります。

以上のように、口頭や書面での情報共有も重要ですが、現在では情報共有ツールの利用が一般的に。

無料・有料とタイプは分かれますが、有料でも月額1,000円程度で利用できるので、社内コミュニケーションの活性化のために社内コミュニケーションツールを導入してはいかがでしょうか。

2.まとめ

職場の業務効率化・改善のために「業務の見える化」が進められ、その「見える化」の基本は「情報共有」です。

会議やミーティング、書面など、日々情報共有に取り組んでいるのではないでしょうか。

職場内の情報共有は、社内コミュニケーションが活性化することで、業務効率化や生産性の向上に貢献し、さらに業務の「見える化」にも繋がっています。

情報の見える化によって、問題の早期発見と迅速な解決が可能に。

その情報共有の方法として、現代は「情報共有ツール」が主流。
グループウェアの「Wiki」や、社内コミュニケーションツールの「ChatWork」などのツールを利用することで、円滑な情報共有ができるのではないでしょうか。

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