業務の見える化の2つのメリット

業務見える化の2つの大きなメリットとは?

業務の見える化は、職場で行う業務のあらゆる情報を共有し、誰が見ても分かるようにすること。

「業務の見える化」で得られる2つのメリット

では、業務の見える化を行うことで、どのようなメリットが得られるのか理解しているでしょうか?

理解しているようで何のために業務の見える化を行っているのか、分からなくなってしまいがち。

もちろん、業務効率が向上、業務改善といったメリットがあるからこそ取り組んでいますが、具体的なメリットといわれてもピンときませんよね。

そこで今回は、「業務の見える化」で得られる2つの大きなメリットをご説明いたします。

▶︎目次

1.「業務の見える化」で得られる2つのメリット

業務の「見える化」するためには、まず仕事をどう管理するのかを考える必要があります。

そこで、ガントチャートやかんばん方式などの手法を使って、プロジェクト管理やスケジュール・進捗管理などを行い、最終的に業務効率化を図っていきます。

その過程で、

  • 属人化の排除
  • 業務のムダ、ムリ、ムラの排除

と、大きく2つのメリットが得られるのです。

業務の見える化の2つのメリット

それぞれどんな効果があるのか見ていきましょう。

属人化の排除

属人化とは、特定の業務を一人の社員だけが担当し、その社員しか仕事のやり方が分からない状態になること。

その状態を放置していれば、特定の社員だけ負荷が大きくなったり、作業量に偏りができたり、最悪仕事が止まってしまうなどの問題が発生してしまいます。

そこで、「業務の見える化」することで、

  • 特定の社員だけが担当している業務
  • 今まで把握できていなかった業務
  • 適当に処理されてきた業務

といった問題の洗い出しが行え、改善していけるメリットがあります。

「業務の見える化」によって、業務の流れや手順、作業内容を明確にすることで属人化などの問題が排除でき、結果として企業の生産性の向上に繋がるのです。

業務のムダ、ムリ、ムラの排除

業種に関係なく業務の「ムダ」、「ムリ」、「ムラ」は、業務効率を悪くし生産性を下げる大きな原因です。

そこで、前項でも説明した通り、部署やチーム、社員一人一人の業務の流れや手順、作業内容を明確することで、業務の「ムダ」、「ムリ」、「ムラ」は排除できるのです。

ムダの排除
業務全体の洗い出しを行うことで、業務のムダな部分が明確になるので、必要ない業務は排除する、2つの業務を1つに統合するなどの効率化が進められます。

ムリの排除
見える化によって、社員一人一人にどれくらいの業務負荷がかかっているか把握していく中で、特定の社員に業務負荷が集中していることも少なくありません。

このような状況にあれば、業務上の無理が発生している状態になり、業務効率は悪く生産性を下げる原因になります。

そこで、見える化によって早期に発見できれば、業務の平準化を図っていけます。

ムラの排除
作業手順が整っていない職場では、業務の質にムラが出てしまいます。

通常、業務には手順書や仕様書があり、すべての社員が同じように作業するからこそ品質が保たれるのです。

業務の見える化によって仕事のムラが明確になるので、ムラがあるようなら作業手順を見直す必要があります。

2.まとめ

「業務の見える化」による業務効率や生産性の向上は最終的に得られるメリット。

その過程において、オフィス全体、部署やチーム、社員一人一人の業務の流れや手順、作業内容を明確することで、職場の問題である「属人化」や「業務のムダ・ムリ・ムラ」を発見して排除できるメリットが生まれます。

この2つの問題が解消されれば、自然に業務効率や生産性が向上していくのです。

メリットを理解していなかった方は、これからも業務効率と生産性の向上のため「業務の見える化」にしっかり取り組んでいきましょう。

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