Googleスプレッドシートは業務の見える化に効果的!

「Googleスプレッドシート」がおすすめ!

業務効率化および業務改善を行っていく上で、まずは「業務の見える化」を行い、業務改善のヒントを探す必要があります。

業務の見える化で重要なポイントは「情報共有」。

属人化(一人の社員しかその仕事が分からない状態)が問題視され、業務の平準化が企業の課題になっています。

その情報共有には、現在では様々なソフトやツールが提供されていますが、中でもおすすめは「Googleスプレッドシート」

一般的に使われる「Excel」と同等の機能を有し、さらにGoogleスプレッドシートは共有できる機能も備わっています。

そこで今回は、業務の見える化に効果的な「Googleスプレッドシート」について詳しく解説いたします。

▶︎目次

1.Googleスプレッドシートとは?業務の見える化に効果的!

Googleスプレッドシートは名前にある通り、検索エンジン大手「Google」が提供する表計算ソフト。
既にお使いの方は多いでしょう。

Googleスプレッドシートは業務の見える化に効果的!

Googleアカウントを持っていれば、誰でも無料で利用可能。

アカウントを持っていなくても簡単に取得できるので、インターネットをお使いの方なら大半はアカウントを持っているのではないでしょうか。

Googleからは様々なソフトが提供されていますが、中でもGoogleスプレットシートは利用者が急激に増加しています。

通常、Microsoftの「Excel」が表計算ソフトの代名詞でしたが、GoogleスプレッドシートはExcelと同レベルの表計算やグラフ作成、関数が使用できます。

さらに、スプレッドシートの一番の特徴は、複数のユーザーとデータ共有および同時編集が簡単にできること。

つまり、業務の見える化が容易に行えるようになります。

Excelで作成したデータはその都度電子メールなどで送らなければなりませんが、Googleスプレッドシートはインターネットのクラウド上に保存にされるため、スマホやタブレットにアプリをダウンロードすれば、外出先からでも閲覧・編集ができまるのです。

編集したデータは数秒で同期されるので、複数の社員が同時に編集しても、即座に新しいデータに書き換えられます。

業務の作業計画やスケジュール管理を目的に用いられる「ガントチャート」をGoogleスプレットシートで作成すれば、誰でも簡単に閲覧でき、予定の入力などを各担当者で行えば、常に最新の情報が閲覧できるようになります。

このようなことから、今や多くの企業でExcelの代わりとして使われるケースが増え、業務の見える化にも大きく貢献してくれるのです。

2.Googleスプレッドシートの基本操作

Googleスプレッドシートはアカウントを持っていれば誰でも利用でき、その最大の特徴は複数のユーザーは「データの共有」および「同時編集」が可能なこと。

Googleスプレッドシートの操作方法

この特徴を生かして、ガントチャートなどをGoogleスプレッドシートで作成すれば、業務の見える化が効果的に行えます。

そこで、ここからはGoogleスプレットシートの基本操作をご紹介いたします。
使い方はほぼExcelと同じ。関数も通常利用するものは全て揃っています。

Googleスプレッドシートの基本的な使い方

Googleスプレッドシートを起動すると、基本的な操作説明が表示されるので、必要ないときは画面下部の「使用する」をクリック。

ログイン画面が表示されるので、IDとパスワードでログインします。Googleアカウントをお持ちでない方は事前に取得しておきましょう。

ログインすると、既存のスプレッドシートが一覧表示。
新規作成する場合は、画面右上の「+」をクリック

新規作成をすると、スプレッドシートの画面が開きます。
使い方はExcelとほぼ同じ。

画面上部に編集ツールバーが表示されているので、太字などの文字修飾ができるほか、フォントをタップするとフォントやサイズ、文字および背景色の変更が可能。

Excelを利用している方なら、何の問題もなく操作できるでしょう。

新しく作ったファイルは「無題のスプレッドシート」という名前になっているのでファイル名を変更します。

画面左上の「無題のスプレッドシート」をクリックすれば名前が変更できます。

編集を終了するときは、Excelのように新規保存や上書き保存といった手間は不要。

編集と同時に自動的に保存されるため、終了するときはインターネットを終わらせればいいだけです。

続きを編集したいときは、スプレッドシートを起動して「ファイル」→「開く」で作成したファイルを開けば続きが編集できます。

以上のように使い方は簡単で、インターネットのクラウド上の保存されるため、万一パソコンが壊れたときもデータが消えないといったメリットもあります。

3.まとめ

近年、何かと耳にする「業務の見える化」ですが、ポイントは「情報共有」です。

その情報共有の面で今回おすすめしたのが「Googleスプレッドシート」。

業務の見える化でも使われる「ガントチャート」をGoogleスプレッドシートで作成して共有していれば、誰でも閲覧できるので、業務の全体見える化に繋がります。

Googleアカウントさえ持っていれば誰でも容易に使えるので、オフィス内で活用してみてはいかがですか。

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